こんにちは。埼玉県の中小企業診断士、関野美樹です。
2022年1月1日に改正される電子帳簿保存法によって、個人事業主・法人問わず、全ての事業者は帳簿書類について、紙の保存は廃止となって、電子データでの保存が必須になります。
の、予定でした(;ﾟロﾟ)
というのも、2022年度（令和4年度）税制改正大綱によって2023年12月末まで2年間猶予されることになったんです。
とはいえ、いずれは来る電子帳簿保存法の義務化。今からしっかり準備しておきませんか？
・国税庁のHPも見てみたけどさっぱりわからない。
・何をどうやって保存しておけば良いの？
・そもそも経理の事あんまり良くわからない・・・
こんな悩みを持っているあなた！今日はこの全てがクリアになるようご説明したいと思います。
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電子帳簿保存法とは？
国税庁のHPによると、
各税法で原則紙での保存が義務づけられている帳簿書類について一定の要件を満たし た上で電磁的記録（電子データ）による保存を可能とすること及び電子的に授受した取引情報の保存義務等を定めた法律です。
引用：国税庁HPより
とあります。
つまり、今までは帳簿書類については紙で保存しておけば良かったのですが、これからは電子データで保存することが義務となります。
・帳簿・・・日々の取引を記録したもの（仕訳帳・総勘定元帳・現金出納帳）
・書類・・・取引の証拠となる資料（貸借対照表・損益計算書・請求書・納品書など）
これらの書類を電子データで保存する必要があるのですね。
電子帳簿保存法の区分
ではどんな保存方法があるのでしょうか。大きく分けると下記の3つの区分になります。
①電子帳簿等保存
電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存すること。
⇒自社で作成した帳簿や決算書、契約書、請求書などを電子的に作成したものをそのまま保存します。
②スキャナ保存
受領・作成した書類をPDFや画像データで保存すること。
⇒取引先から紙でもらった請求書や領収書などの書類をスキャナーやスマホの画像データで保管します。
③電子取引
電子的に授受した取引情報をデータで保存すること。
⇒取引先から電子データでもらった請求書や契約書などを電子データのままで保存します。
楽天やアマゾンで購入した場合はこれにあたります。紙で印刷したものはNGです。
具体的な保存方法は
･自分で作成した請求書などをPDFにして取引先にメールで送付し、そのデータを保存。
･自分で作成した決算資料のデータをそのまま保存。
･取引先から紙でもらった請求書や領収書などは、スキャンかスクショで保存。
･取引先からPDFでもらった請求書などをデータで保存
･楽天やAmazonで購入した経費の領収書や納品書などをダウンロードしてデータのまま保存。
このように、とにかくデータ化しておきましょう。
印刷をして、紙で保存した方が見やすいというのであれば、印刷して持っていてもOKです。ただし保存はデータで！
・取引先からもらったPDFでの請求書や領収書
・アマゾンや楽天で購入したときの請求書や領収書
・スマホアプリ決済での取引履歴（スクショでOK）
・ソフトウェア使用料や通信クラウドサービス料など
最近は何かとデータでもらうことが増えたと思います。
特にネットで購入したものは、ダウンロードできるようになっている事が多いです。
忘れずダウンロードして保存しておきましょう
データの保存の仕方
✔️真実性の確保
✔️可視性の確保
この２つについてそれぞれについて具体的に説明します。
真実性の確保とは
データは唯一無二であり、改ざん出来ないことを証明する必要があります。
次の3つを基本として考えます。
1．訂正・削除履歴の確保
簡単に言うと帳簿書類をデータで作成した際に、訂正や削除などを行ったことがわかるようなシステムを使用して作成するということです。
2．相互関連性の確保
帳簿などをデータで作成したときに、その内容に関連する他の帳簿記録との関連性が、相互にわかるようにしておくことです。
3．関係書類等の備付け
システムを使って帳簿のデータを作成した場合は、そのシステムの仕様書やマニュアルも備え付けておくことです。
可視性の確保とは
可視性の確保とは、簡単に言うと、検索すればいつでも見られる状態にしておくことです。
保存した帳簿書類は、税務調査の時にすぐに出せるようにしておく必要があります。
国税庁によると、検索要件は「日付、金額、取引先」がわかるようにしておく必要があるとのこと。
検索方法として「ファイル名に直接項目を入力」もしくは、「エクセルによる索引簿作成」です。
Excelはこちらからダウンロードできます。
ただ、Excel入力は手間がかかりますし、どうしても間違えてしまいます。個人的にはファイル名に入力する方が楽かなと思います。
そしてディスプレイやプリンターを備えておき、いつでも見られる状態にしておきます。
この辺は通常皆さんご用意あると思うので大丈夫かなと思います。
例外として、売上が1,000万円以下の個人事業主や小規模事業者はこの検索機能がなくても大丈夫です。
データだけ保存しておきましょう。
タイムスタンプとは
取引先からタイムスタンプが付与された領収書や請求書を受け取る、もしくは受け取った領収書や請求書にタイムスタンプを付与する、という方法があります。
付与期間は以前は3営業日以内でしたが、改正され、最長約２か月と概ね７営業日以内となっています。
また、電子データについて訂正又は削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認することができるクラウド等で、入力期間内にその電子データの保存を行ったことが確認できるときは、タイムスタンプの付与は不要となっています。
タイムスタンプの費用はどのくらいかかる？
利用するには初期費用で数千円～数万円かかり、スタンプ付与毎に概ね10円程度かかると言われています。ただし、すでにお使いのシステムや会計ソフトに「訂正削除の機能がない」もしくは「訂正削除の履歴を残せる」機能があればタイムスタンプは不要ですので、お使いのシステムをまずは確認してみましょう。
事務処理規程を作ろう
事務処理規程とは、簡単に言うと自社の電子保存における保存方法や管理方法についてのルールです。
タイムスタンプの付与や、「訂正削除の機能がない」もしくは「訂正削除の履歴を残せる」機能のないシステムを使用している場合は、この規程を作成しておきます。どこかに提出するわけではなく、社内で周知しておけばＯＫです。
フォーマットは国税庁が配布しています。こちらからどうぞ。
個人事業主用はこちら
法人用はこちら
結論
売上1,000万円以下の個人事業主・小規模事業者は、
1．電子データを取引先毎、月ごとにフォルダに分けてデータで保存しておく
（電子データでもらった場合はそのまま、紙でもらったらスキャナーかスクショ、ネットで購入したらダウンロード）
2．事務処理規程を作る
3．電子データは7年間保管する
この3つを押さえておきましょうね。